Detrás de cualquier evento en exteriores hay una operación logística que el público nunca ve. El escenario no aparece de la nada, el sistema de sonido no flota en el aire y los generadores eléctricos no se teletransportan. Todo llega en vehículos, todo se carga y descarga en un tiempo determinado, y la elección correcta del vehículo puede significar la diferencia entre un montaje que fluye y uno que se convierte en una pesadilla logística.
Los vehículos de la producción en directo
Furgonetas de producción (hasta 3.500 kg)
La columna vertebral de las producciones de tamaño pequeño y medio. Una furgoneta de carga estándar (Renault Master, Ford Transit, Mercedes Sprinter) en la versión larga y alta puede transportar:
- Sistema de sonido completo para eventos de hasta 200-300 personas
- Equipamiento completo de iluminación LED para una sala pequeña
- Tarimas modulares para escenarios de 20-40 m²
- Todo el equipo de producción de vídeo y cámaras
Por qué son preferibles para producciones pequeñas: no requieren permiso especial para conducir (carnet B), acceden a cualquier zona de carga y descarga urbana, son fáciles de estacionar cerca del recinto y tienen un coste de alquiler muy accesible.
Limitación: la capacidad de carga útil (habitualmente 1.000–1.500 kg) pone el límite. Para sistemas de PA grandes o estructuras de escenario, hay que escalar.
Camionetas y vehículos intermedios (3.500–7.500 kg)
Para el salto a eventos de mayor envergadura sin llegar a la logística de gran formato, los vehículos de entre 3,5 y 7,5 toneladas cubren un rango muy útil: sistemas de sonido para 500-1.000 personas, estructuras de escenario más grandes, generadores de potencia media.
Requieren carnet C1 y en muchos casos incluyen carrocería con cola de plataforma hidráulica, lo que facilita enormemente la carga y descarga de material pesado sin necesidad de carretilla elevadora.
Camiones de carga (7.500–19.000 kg)
Para festivales, conciertos de aforo medio y eventos corporativos de gran formato, los camiones de carga estándar (carnet C) son el vehículo habitual para transportar:
- Sistemas de line array (columnas de sonido) grandes
- Torres de iluminación y estructuras de rigger
- Escenarios completos en módulos
- Generadores de alta potencia
- Estructuras de carpa o cubierta si el evento las requiere
En una producción de concierto de aforo medio (1.000-3.000 personas), es habitual ver entre 3 y 6 camiones de este tipo en la zona de carga.
Semirremolques y camiones articulados
El gran formato. Un festival de varios miles de asistentes puede implicar 15-30 semirremolques con todo el equipamiento técnico. Aquí la logística es una producción en sí misma: orden de llegada, posición de cada camión, orden de descarga, almacenamiento temporal en la zona de backstage.
Los escenarios prefabricados (el tipo que se usa en grandes giras) viajan completamente desmontados en semirremolques específicos, con todo el sistema de fijación y los planos de montaje integrados en la estructura para facilitar el ensamblaje en cada ubicación.
Unidades móviles de producción de vídeo
Un capítulo aparte. Las unidades móviles de producción (UMPs o "camiones de realización") son básicamente platós de televisión sobre ruedas: dentro hay mesas de mezclas de vídeo y audio, monitores de control, sistemas de grabación, gestión de comunicaciones y todo lo necesario para realizar y emitir un evento en directo.
Estas unidades, que pueden ser desde un furgón grande hasta un semirremolque de 16 metros, se usan para retransmisiones deportivas, eventos corporativos con streaming profesional, galas televisivas y cualquier producción que requiera realización en directo desde el interior de un vehículo.
Logística de acceso: lo que hay que prever
Permisos de acceso urbano
En Madrid, los vehículos de más de 7,5 toneladas tienen restricciones de acceso a determinadas zonas y horarios. Para eventos en el interior de la M-30, hay que gestionar los permisos de circulación con antelación suficiente. El Ayuntamiento de Madrid tiene un proceso específico para producciones de eventos que no siempre es rápido.
Zona de carga y descarga
Antes de confirmar una localización para un evento en exterior, verificar la zona de carga es fundamental: ¿cuántos vehículos pueden descargar simultáneamente? ¿Cuál es la altura máxima de acceso? ¿Hay rampa o se descarga a nivel?
Tiempo de montaje y desmontaje
El tiempo de montaje y desmontaje es directamente proporcional al número de vehículos y a la complejidad del material. Un error de planificación en este punto puede retrasar el inicio de un evento o generar costes extras por horas adicionales de trabajo del equipo técnico.
En El Viento Live gestionamos la logística técnica de montaje y desmontaje para eventos de todos los tamaños en Madrid y alrededores. Si tienes un evento en exterior y necesitas ayuda con la planificación técnica y logística, cuéntanos el proyecto.